Aumenta l’interesse degli Studi Legali e Professionali per le norme tecniche ed internazionali della famiglia ISO 9001 che consentono di migliorare l’organizzazione di Studio e conseguire la certificazione di qualità.
Nell’intervista di ieri si spiega brevemente l’iter di processo e si rendono le testimonianze di tre Studi Cliente tra loro molto diversi, ma che tutti ugualmente hanno scelto la metodologia ISO per il proprio modello organizzativo, sposando le logiche sistemiche e di miglioramento continuo; così conseguendo anche la predetta certificazione spendibile sul mercato anche come strumento di marketing, comunicazione esterna, BD.
Leggi l’articolo: Sei mesi e almeno 10mila euro per legali certificati
Tabella Sintetica Esplicativa:
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Per chi |
Due in genere le tipologie di studi che intraprendono il percorso di certificazione del proprio sistema organizzativo. Da una parte chi vuole un modello organizzativo sostitutivo di una gestione artigianale basata su prassi e consuetudini non scritte, dall’altra chi ha bisogno della certificazione perché richiesto dal mercato o da clienti come gli istituti di credito, o altri operatori certificati (principalmente Aziende, ma anche Enti pubblici).
In parallelo all’iter di certificazione non è raro che si inizi a pensare ai supporti tecnologici imprescindibili per essere competitivi sul mercato e a controllare quanto lo studio sia compliant. La codifica dei processi di supporto dell’attività quotidiana dei professionisti ed i ruoli fondamentali per poter ragionare «come una pmi – spiega Giovanna Raffaella Stumpo, avvocato, formatore accreditato e consulente di modelli organizzativi ISO 9001 di Studio Baldin Euroquality – amplia le valutazioni anche in campi non prescritti dallo standard. L’esempio tipico è quello della comunicazione esterna con la revisione del sito internet e l’apertura di profili social, o ancora del networking e delle reti collaborative». |
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Come |
Dall’analisi dello status quo ivi compresa l’analisi dei rischi a tutti tondo, fino alla scelta dell’ente certificatore e all’audit vero e proprio, il percorso che porta a ottenere il “bollino” ISO 9001 si snoda per fasi; in un tempo variabile a seconda della tipologia di studio, ma che difficilmente scende sotto i sei mesi dal primo incontro tra il consulente al rilascio del primo certificato. «Il work in progress del progetto manageriale è fortemente condizionato dal numero di sedi dislocate sul territorio e dal numero delle risorse impiegate», sottolinea la Stumpo: più è dimensionato e maggiore è la complessità, anche solo nella fase di analisi iniziale che comprende l’intervista delle persone nell’organizzazione (almeno di tutte le posizioni apicali) e un’analisi di clima da cui rintracciare le principali criticità. «La logica è quella di un percorso di affiancamento ad un referente di progetto (il responsabile Sgq (Sistema gestione qualità) e di sviluppo di un modello formalizzato con procedure», spiega, che passa poi dalla formazione dell’intera struttura sulle nuove regole codificate e porta all’audit, gestito da un organismo autonomo, dopo una fase di preparazione.
La certificazione ottenuta sarà valida per 3 anni e rinnovabile; con verifiche di mantenimento annuali in cui il certificatore controllerà la gestione delle non conformità e l’introduzione di metodologie di miglioramento continuo. Vi parteciperà il responsabile Sgq, spesso coincidente con il managing partner nelle strutture più grandi, al quale sarà chiesto di rispondere dei compiti e delle raccomandazioni che l’organismo fornisce e, insieme al consulente, di costruire e gestire il modello organizzativo, ed anche di aggiornarlo e modificarlo nel tempo, in base alle evoluzioni di contesto. |
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Costi |
Difficile standardizzare un percorso tanto specifico. «Le due variabili maggiori sono il tempo e la consulenza, che aumenta anche in base al modello da implementare a partire dai 10mila euro», precisa ancora la Stumpo che per prima ha strutturato un’offerta dedicata agli studi legali mixando conoscenza della professione e richieste della normativa ISO. La spesa per l’audit è la più diretta da calcolare in base al numero di sedi e persone ed ai controlli a campione: si aggiraa in genere sui tremila euro. Le variabili numeriche e il tempo incidono anche nella quantificazione dei costi derivanti dalla retribuzione del referente del progetto nel tempo dedicato allo sviluppo del modello organizzativo invece che alla clientela. E nella formazione di tutta la struttura sulla nuova organizzazione. |
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La certificazione ISO 9001 |
Permette lo sviluppo di un modello organizzativo dello studio conforme a standard di eccellenza manageriale |
| Struttura le procedure (chi fa cosa, come, quando e sotto il controllo di quale figura) ed attesta la conformità del modello organizzativo implementato in studo, allo standard. E’ strumento di MKTG e BD. | |
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Fasi |
Scelta di un consulente |
| Analisi dello status quo e analisi dei rischi | |
| Codificazione di un corpus di regole gestionali secondo lo standard | |
| Formazione per tutto lo studio sullo standard e sulle regole formalizzate | |
| Percorso di audit, anche di pre certificazione | |
| Scelta e contrattualizzazione dell’ente certificatore terzo rispetto al consulente | |
| Audit di certificazione (con consulente in affiancamento allo studio) | |
| Verifica periodica a fini di mantenimento annuale della conseguita certificazione | |
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Tempi |
La certificazione dura 3 anni (rinnovabili) |
| Almeno 6 mesi di progetto per arrivare all’audit con l’organismo certificatore |