Nel mese di settembre l’UNI – Ente Italiano per la normazione tecnica ha emanato la norma UNI 11871 “Studi Professionali di Avvocati e Dottori Commercialisti – Principi organizzativi e gestione dei rischi connessi all’esercizio della professione per la creazione e protezione del valore” che individua principi e criteri di gestione organizzativa di Studi legali e di Commercialisti. 

 

Frutto dell’evoluzione della UNI/PDR 33:2017, ed in sua sostituzione, la UNI 11871 è il risultato del lavoro iniziato nel 2017 da una Commissione Tecnica UNI dedicata alle Professioni a cui ho avuto modo di presenziare in qualità di Esperta dei Sistemi di Gestione ISO, patrocinato da ASLA –Associazione degli Studi Legali Associati per “promuovere un’adeguata e moderna organizzazione come presupposto fondamentale per la gestione corretta ed efficace degli Studi”.

 

La norma nazionale UNI 11817 si ispira ai principi della diversa norma internazionale, europea e nazionale UNI EN ISO 9001:2015 – Sistemi di Gestione per la qualità: Requisiti, senza sostituirsi alle sue disposizioni e/o alle progettualità collegate a Sistemi di Gestione UNI EN ISO 9001:2015, e relativa certificazione.

 

La UNI 11871, ugualmente alla UNI EN ISO 9001:2017:

• è norma tecnica e non giuridica, applicabile su base volontaria agli Studi di qualsiasi dimensione, natura, specializzazione e tipo;
• sposa l’“approccio basato sui rischi” e la gestione per processi;
• è protetta da royalty UNI ed è acquistabile a pagamento in versione PDF o cartacea, dal sito www.uni.com;
• è certificabile da Ente terzo accreditato, con procedura analoga e modalità identiche (v. infra: condizioni e requisiti stabiliti al cap.15 UNI 11871);
• “pone il cliente al centro”, sottolineando l’importanza di garantire la c.d. customer satisfaction;
• è “marketing oriented”;
• consente allo Studio -in caso di conseguita certificazione- di fruire di punteggi preferenziali per partecipare a bandi, gare, finanziamenti/ di usufruire di riduzioni dei costi delle coperture assicurative obbligatorie per le responsabilità dell’esercizio della professione.

 

La norma nazionale UNI 11871 rappresenta quindi uno standard nuovo ed utile a fini gestionali dello Studio che si presta alle seguenti finalità:

 

• STUDI SPROVVISTI DI UN SGQ (Sistema di Gestione Qualità) certificato o meno ISO 9001

Per gli Studi sprovvisti di un Sistema di Gestione per la Qualità, è di ispirazione per avere un modello di riferimento per regolamentare la gestione interna e formalizzare le principali procedure organizzative di Studio.

 

• STUDI GIA’ DOTATI DI UN SGQ (Sistema di Gestione Qualità) certificato o meno ISO 9001

Per gli Studi già dotati di un Sistema di Gestione UNI EN ISO 9001:2015, la UNI 11871 non richiede requisiti aggiuntivi ma solo fornisce alcuni spunti di miglioramento della “documentazione di sistema” già di dotazione, ed alcuni suoi passaggi possono essere utili per integrare il Regolamento Interno o le Procedure/Istruzioni operative già vigenti in Studio. 

Pertanto gli Studi già certificati ISO 9001 possono se lo desiderano richiedere una ulteriore certificazione secondo la norma UNI 11871 senza ulteriori oneri o modifiche sostanziali della documentazione, se non con limitate revisioni o specifiche.

 

L’unico requisito aggiuntivo rispetto a quelli già della UNI EN ISO 9001:2015 è relativo al tema della “Sostenibilità” declinato nella UNI 11871 in 3 sotto temi:

• Sostenibilità ambientale;
• Sostenibilità lavorativa;
• Sostenibilità sociale.

Questo unico tema richiederebbe pertanto un’applicazione aggiuntiva da studiare e progettare caso per caso. 

Peraltro gli Studi che hanno già implementato anche i requisiti del Sistema di Gestione Ambientale a norma UNI EN ISO 14001:2015 – Sistema di Gestione Ambientale già dispongono di sufficienti elementi anche di conformità ai requisiti della sostenibilità ambientale e sono allineati alle previsioni UNI 11871 sul punto.

 

Di seguito: 

 

• Tabella di corrispondenza tra l’indice della norma UNI 11871 e quello della norma UNI EN ISO 9001:2015 e della UNI EN ISO 14001:2015. 
• Estratto del cap. 15 “CERTIFICAZIONE” UNI 11871, che specifica i requisiti per ottenere la relativa certificazione.

 

TABELLA DI CORRISPONDENZA (INDICE NORMA UNI 11871 RAPP. INDICE NORMA UNI EN ISO 9001:2015)

Norma UNI 11871	Norma UNI EN ISO 9001:2015
INTRODUZIONE	INTRODUZIONE
CAP 1.SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE	CAP 1.SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
CAP 2.RIFERIMENTI NORMATIVI	CAP 2.RIFERIMENTI NORMATIVI
CAP 3.TERMINI E DEFINIZIONI	CAP 3.TERMINI E DEFINIZIONI
CAP 4. PRINCIPI ……………………	……………………………………………. CAP 4. CONTESTO DELL’ORGANIZZAZIONE Già nel MQ
CAP 5.  APPROCCIO ORGANIZZATIVO PER PROCESSI CAP 6. INDIVUDUAZIONE ED ATTRIBUZIONE DEI RUOLI E DELLE RESPONSABILITA’ CAP 7. SELEZIONE DEI COMPONENTI DELLO STUDIO E GESTIONE DELLE LORO NECESSITA’ E ATTIVITA’ CAP 8. ORIENTAMENTO AI CLIENTI	…………………………………………….. CAP 5. PROCESSO DI LEADERSHIP Par. 5.3 Ruoli, responsabilità e autorità nell’Organizzazione Già nel MQ/RI/Organigramma/Funzionigramma/Procedure CAP 7. PROCESSI DI SUPPORTO Par. 5.1.2 Focalizzazione sul Cliente Già nel MQ e nel RI
CAP 9. GESTIONE DEI RISCHI	CAP. 6 PIANIFICAZIONE Par. 6.1. Azioni per affrontare rischi e opportunità Già nell’Analisi dei rischi
CAP 10. OBIETTIVO DEL MIGLIORAMENTO CONTINUO ……………………………………	CAP 10. MIGLIORAMENTO Par.10.2. Non conformità ed azioni correttive Già nel MQ e nelle Procedure
CAP 11. PROGRAMMAZIONE E SVOLGIMENTO DELLE ATTIVITA’ PROFESSIONALI	CAP 6. PIANIFICAZIONE  CAP 8. PROCESSO DI GESTIONE E ORGANIZZAZIONE DELLE ATTIVITA’ OPERATIVE Già nel MQ/RI/Procedure/Istruzioni/Circolari
CAP 12. ATTIVITA’ DI COMUNICAZIONE ESTERNA	CAP. 5 PROCESSO DI LEDERSHIP  Par. 5.2.2 Comunicare la politica per la qualità CAP. 7 PROCESSIDI SUPPORTO  Par. 7.4 Comunicazione CAP 8. PROCESSO DI GESTIONE E ORGANIZZAZIONE DELLE ATTIVITA’ OPERATIVE  Par. 8.2.1 Comunicazione con il cliente CAP. 9 VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI  Par. 9.1.2 Soddisfazione del cliente Già nel MQ/RI/Procedure/Istruzioni
CAP 13. SOSTENIBILITA’	Norma ISO 14001:2015
CAP 14. RISPETTO DELLE DISPOSIZIONI COGENTI	CAP. 4 CONTESTO DELL’ORGANIZZAZIONE  Par. 4.1. Comprendere l’Organizzazione ed il suo contesto Già nel MQ/RI nella Procedura adempimenti cogenti
CAP 15. CERTIFICAZIONE ………………………………………. ………………………………………	CAP. 9 VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI Par. 9.2. Audit interno Par. 9.3 Riesame della direzione

ESTRATTO ART.15 NORMA 11871: 

“Qualora lo Studio decida su base volontaria di sottoporsi alla certificazione di conformità alla presente norma, per l’efficace svolgimento della relativa procedura, sino all’ottenimento e ai successivi rinnovi della certificazione stessa, dovrebbe non solo provvedere alla corretta e tempestiva identificazione dei propri Componenti che hanno la responsabilità di pianificare, svolgere e coordinare le relative attività, ma favorire l’effettivo coinvolgimento anche di tutti gli altri suoi Componenti, affinché ciascuno per la propria parte vi collabori attivamente, dalla fase di analisi dei processi all’attuazione del sistema gestionale. 

A tali fini lo Studio dovrebbe effettuare una valutazione preliminare per redigere l’opportuna documentazione di sistema, che dovrebbe per esempio comprendere: 

1. il codice etico specifico dello Studio; 
2. il manuale descrittivo dell’organizzazione dello Studio, le modalità di gestione dei processi, i sistemi di autoverifica riguardanti l’idoneità, adeguatezza ed efficacia gestionale, nonché la documentazione e confronto periodico dei risultati raggiunti in rapporto agli obiettivi prefissati; 
3. le procedure di sistema, con finalità pratiche immediate per la comprensione e utilizzo da parte dei Componenti dello Studio di volta in volta incaricati delle attività; 
4. la lista delle istruzioni connesse all’esecuzione delle procedure operative di maggior rilievo, quali ad esempio la tutela dell’ambiente di lavoro sotto il profilo della sicurezza e salute, gli applicabili requisiti a fini di protezione della riservatezza dei dati personali, disposizioni antiriciclaggio e altre.

Gli ulteriori elementi significativi per la realizzazione di un sistema gestionale certificabile ai sensi della presente norma dovrebbero consistere quanto meno nell’applicazione dei seguenti criteri: 

1. identificazione del contesto di riferimento, inteso come combinazione dei fattori esterni e interni che possono influenzare lo sviluppo dell’organizzazione e delle attività dello Studio e il perseguimento dei suoi obiettivi. L’analisi di contesto può fornire ai responsabili dello Studio un insieme di conoscenze da utilizzare, a livello sia strategico che operativo, ai fini dell’impostazione, attuazione e miglioramento continuo del sistema gestionale, individuando i punti di forza e di debolezza, i rischi e le opportunità da considerare e affrontare a tali fini; 
2. individuazione e valutazione dei relativi processi anche sotto il profilo della procedura di certificazione di conformità; 
3. conseguente analisi dei rischi connessi ai singoli processi, anche in termini di frequenza presunta dei potenziali eventi negativi, con stima basata sulla probabilità e il prevedibile impatto sullo Studio (per esempio in termini economici, operativi e reputazionali), per la determinazione delle future azioni di prevenzione o mitigazione e con regolare aggiornamento al verificarsi di mutazioni di contesto e/o della struttura organizzativa dello Studio (variazioni normative a qualsiasi livello, progressi tecnologici, sociali, ambientali e così via); 
4. contestuale analisi delle opportunità di natura favorevole connesse all’avveramento dei rischi sopra identificati per lo Studio e per i propri Componenti, Clienti e soggetti terzi interessati, con analoga stima di frequenza, probabilità e impatto prevedibile, per la determinazione dei futuri programmi e delle azioni volte a cogliere tali opportunità e sfruttarne al meglio le conseguenze nell’ambito di potenziali mutazioni di contesto, struttura organizzativa e/o ambito di attività dello Studio; 
5. determinazione dei ruoli da attribuire ai fini della procedura di certificazione (ottenimento e successivi rinnovi), nonché delle relative funzioni direttive, organizzative ed esecutive con le connesse responsabilità, da includere e aggiornare regolarmente per quanto risulta opportuno nell’organigramma dello Studio; 
6. attività di informazione e formazione continua di tutti i Componenti dello Studio; 
7. disposizioni e verifica periodica della loro attuazione in merito alla conservazione e costante reperibilità di tutta la documentazione di sistema, anche con riferimento agli esiti di volta in volta raggiunti, l’insorgere di eventuali imprevisti o difficoltà e le risultanze delle procedure di autoverifica come sopra indicato”. 

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